X
تبلیغات
کارشناسی ارشد مدیریت دولتي90 - سازمان رسمی و غیررسمی
دانشجویان دانشگاه آزاد اسلامی واحد سیرجان

پویاییهای زندگی سازمانی را فقط هنگامی می توان فهمید که علاوه بر ساختار رسمی سازمان، از هنجارها، گروه بندیها و روابط غیر رسمی آن نیز آگاهی داشت. تاثیر سازمان غیر رسمی بر سازمان رسمی می تواند عواقب و نتایج سازنده یا ویران کننده داشته باشد. گرچه تحقیقات مختلف نشان داده که سازمان غیر رسمی محدودیتهایی از لحاظ بازده سازمان به وجود می آورد، مع هذا، شواهدی هم حاکی از آن است که سازمان غیر رسمی می تواند نیروی سازنده ای برای گردش کار سازمان و وسیله ای برای تغییر باشد.

 

تحقیقات در این زمینه نشان می دهند که بسیاری از مشکلات سازمانی که در چارچوب رسمی راه حلی برای آنها امکان پذیر نیست باید از طریق غیر رسمی حل و فصل شوند؛ مثلا، ارتباط رسمی که باید از طریق " زنجیر فرمان " برقرار گردد، معمولا یک فراگرد طولانی و وقت گیر است. غالبا پخش خبر یا اطلاعات از طریق مجرای غیر رسمی مشکل را آسان می سازد. در چنین وضعی، یک مدیر با انعطاف و با اطلاع، از طریق سازمان غیر رسمی عمل می کند و از ناکامی ناشی از به کار بردن مجرای رسمی و مقرر، اجتناب می نماید.

 

در واقع سازمان غیر رسمی وسیله مهمی برای اجرا و تحقق هدفهای مهم سازمانی به شمار می رود. با شناخت کامل پویاییهای سازمان غیر رسمی، می توان به توسعه و ایجاد رویه ها و مکانیسمهایی با استفاده از ساختار غیر رسمی پرداخت و از جنبه رسمی دادن به هر اقدامی اجتناب کرد. سازمان غیر رسمی وجود دارد. نباید آن را دشمنی پنداشت که باید نابود شود و نه مانعی که باید از میان برداشته شود. برعکس، سازمان غیر رسمی ممکن است وسیله سودمندی برای بهبود کارآیی سازمان باشد. عقلایی نیست که سازمانی نظیر آموزش و پرورش را صرفا به موجب ملاکهای عقلانیت و رسمیت اداره کرد؛ زیرا این ملاکها جنبه های غیر عقلانی و غیر منتظره سازمان غیر رسمی را نادیده می گیرند. از لحاظ نظری، توصیه کردنی است که عمل مدیریت با استفاده از هر دو اجزای رسمی و غیر رسمی سازمان قابل پیشرفت است.

 

سازمان رسمــــی :

جلیل بهارستانی: سازمان رسمی سازمانی است که از شکل و ترکیب خاصی برخوردار بوده، از یک سلسله همبستگیها و روابط بین مشاغل و مقامات سازمانی بر اساس سلسله مراتب سازمانی به وجود آمده است.

رضائیـــان: سازمان رسمی سازمانی است که بطور قانونی بنیانگذاری و تصویب می شود. تعداد مشاغل و حدود و ظایف و اختیارت و نحوه انجام فعالیتها در آن مشخص می گردد.  

 

سازمان غیــــررسمــــی :

چستر بارنارد: سازمان غیررسمی عبارت است از سازمانی که به هرگونه فعالیت مشخص منتهی بدون هدف اگاهانه دست بزند. ( دارای سلسله مراتب نیست و آگاهانه نیست).

کیت دیویس: سازمان غیررسمی یک شبکه روابط شخصی و اجتماعی است که در قالب سلسله مراتب سازمانی وجود ندارد. بلکه خودبخود و در شرایط روابط افراد با یکدیگر شکل می گیرد.

هــوی و میسکل: سازمان غیر رسمـــی سیستمی از روابط شخصـــی افراد است که به خودی خود در داخل همه سازمانهای رسمـــی با عمل و عکس العمل اعضا شکل می گیرد.

 

تفاوت سازمانهای رسمی و غیر رسمی:

 

سازمانهای رسمی

سازمانهای غیررسمی

روی شغل تاکید دارند و با انسانها کاری ندارند.

روی شاغلین و روابط تاکید می شود.

خواص و نه عوام جایگاه دارند.

همه جایگاه دارند (حتی آخرین نفر).

روابط از روی جبر و الزام است.

روابط از روی خواستها، نیازها و بر خوردهای طبیعی است.

عامل تحریک بیرونی است.

عامل تحریک درونی است.

اختیار و قدرت از بالا به پائین است.

اختیار و قدرت از پائین به بالاست.

تمام تلاشها برای حفظ روابط شخصی است.

تمام تلاش در جهت حفظ روابط گروهی است.

ارتباطات مکتوب است.

ارتباطات شفاهی است ( شایعات و غیره ).

( تفاوت سازمانهای رسمی و غیر رسمی، علی اصغر مشبکی )

 

 

 

نتیجه گیــــــــــری:

سیستمهای رسمی و غیر رسمی با هم هستند. سازمان غیر رسمی در داخل سازمان رسمی به وجود آمده و نسبت به آن عکس العمل نشان می دهد. برخلاف سازمان رسمی که به طور آگاهانه و به دقت برنامه ریزی می شود، سازمان غیر رسمی دارای نظم و ساختار طبیعی است که در محل کار تکامل پیدا می کند. سازمان غیر رسمی معمولا همزمان و یا پس از تشکیل سازمان رسمی به وجود می آید. در واقع، در درون و بطن سازمانهای رسمی، گروههای احساسی بر مبنای نگرشها و ارزشیابی مشترک فرهنگی و علایق مشترک از طریق برقراری روابط دوستانه و صمیمی و شخصی به وجود می آید. غفلت از سیستم غیر رسمی، نادیده گرفتن جنبه های غیر معقول رفتار سازمانی است. در حقیقت، غفلت از هر کدام از آنها کوته بینی بوده و به ضرر سازمان است.

 

منابــــــــع:

۱. صافی، احمد، ( ۱۳۸۰ )، سازمان و مدیریت در آموزش و پرورش، نشر ارسباران.

۲. علاقه بند، علی، ( 1381 )، مبانی نظری و اصول مدیریت آموزشی، نشر روان.

۳. هوی، وین ک و میسکل، سیسیل، ( 1382 )، مدیریت آموزشی ( تئوری، تحقیق و عمل )، ترجمه میر محمد سید عباس زاده، انتشارات دانشگاه ارومیه، چاپ چهارم.

 

سازمان رسمی، ساختاری برنامه‌ریزی‌شده از نقش­ها است؛ كه به‌صورت رسمی سامان یافته است.[1] به‌عبارت دیگر، سازمان رسمی، عبارت است از سیستم یا شبكه­ای از ارتباطات و اختیار، كه افراد و گروه‌هایی كه وظایف مهمی انجام می­دهند، را به‌هم مرتبط می­سازد. در ورای هر سازمان رسمی، معمولا یك سازمان غیر رسمی(مجموعه‌ای از روابط كاری غیر رسمی در میان اعضای سازمان) وجود دارد؛ در حالیكه سازمان رسمی تعیین می­كند، چه فردی به چه كسی، گزارش می­دهد؛ سازمان غیر رسمی براین مبنا استوار است، كه چه كسی، عملا با چه كسی، به تعامل می­پردازد.[2]

در نمودارهای سازمانی، می­توان ساختار رسمی سازمان و اینكه چه كسانی مسئول چه نوع كارها و یا فعالیت­هایی هستند، را نشان داد. همچنین نمودار سازمانی می­تواند، نقاط ضعف سازمانی، مانند كار­های مضاعف یا تعارض‌های بالقوه را مشخص كند. ولی نمودار سازمانی باعث می­شود كه برخی از ویژگی­های ساختار سازمانی از نظر­ها پنهان بماند. از یك دیدگاه، نمودار سازمانی بیانگر این است كه افراد همسطح، دارای اختیارات و مسئولیت­های یكسان یا برابر هستند؛ در حالی‌كه همیشه چنین وضعی صادق نیست؛ نمودار سازمانی نمی­تواند در روابطی كه بین افراد به‌وجود می­آید (سازمان غیر رسمی)، خدشه­ای وارد كند یا سد راه آن گردد.

چستر بارنارد، اولین كسی است كه روابط بین سازمانهای رسمی و غیر رسمی و فرآیند­های تصمیم­گیری در سازمان و نقش و وظایف مدیریت را مطالعه كرد. او طرفدار پیوستگی بین ارزش­ها و شبكه­های اجتماعی و غیر رسمی و نظام­های رسمی و اهداف است و اعتقاد دارد كه هرچه این عوامل و عناصر، پیوستگی و یكنواختی داشته باشند؛ سازمان بهتر عمل می‌كند.[3]

 وی یكی از نخستین اندیشمندانی بود كه به اهمیت ساختار سازمانی پی برد و یادآور شد كه روابط غیر­رسمی، هم به انجام كارها كمك می­كند و هم می‌تواند به كاركنان در تأمین نیازهای اجتماعی­شان كمك كند.[4]

هربرت سایمون درباره سازمان غیر رسمی، عقیده دارد كه سازمان غیر رسمی روابط شخصی­ای است، كه در سازمان وجود دارد و بر تصمیمات اثر می‌گذارد؛ ولی در طرح رسمی، پدیدار نمی­گردد؛ یا با آن سر سازگاری ندارد.[5]

در همین زمینه كیت دیویس، معتقد است كه سازمان‌های غیر رسمی، شبكه­ای از روابط شخصی و اجتماعی هستند كه لزوما توسط سازمان شكل نگرفته اند؛ بلكه به گونه­ای خودجوش با همكاری و معاشرت و تعامل افراد پدید می­آیند. سازمان­های غیر رسمی ممكن است دربرگیرنده افرادی از یك سازمان باشند، كه مثلا در تعطیلات، باهم به تفریح و ورزش می­پردازند؛ یا افرادی كه در ساعتهای فراغت، باهم به صرف چای می­پردازند. این پیوندهای بین فردی، در مدیریت بسیار مهمند؛ زیرا مدیران باید نسبت به سازمان غیر رسمی آگاه بوده و از دشمنی با آن پرهیز کرده و از فواید آن در اداره سازمان بهره‌جویند. بررسی اینكه چرا و چگونه گروه غیر رسمی پدید می­آید، از موضوعات مطرح در روان‌شناسی اجتماعی است.[6]

روابط رسمی و غیر رسمی، هردو بر نقش سازمانی فرد اثر می­گذارد. در هر زمان ممكن است، یكی از این دو رابطه، غالب باشد. مدیران اغلب به اهمیت روابط غیر رسمی بی­توجهند.[7]

 

چرایی و عوامل پیدایش سازمان‌های غیر رسمی

این واقعیت كه یك سازمان به صورت رسمی ایجاد شده است، نمی­تواند به این معنی باشد كه همه فعالیت­ها و روابط متقابل بین اعضاء، به صورت دقیق طبق طرح یا نمودار سازمان باشد. در هر سازمان رسمی، تعدادی سازمان غیر رسمی به وجود می­آید و این روابط(روابط غیررسمی) بدان سبب به‌وجود می‌آیند كه افراد در كنار یكدیگر كار و زندگی می­كنند.

در سازمان‌ها، مقررات رسمی باید كلّی، فراگیر و بسیار گسترده باشند؛ تا بتوانند شرایط گوناگونی را كه به‌وجود می­آیند، تحت پوشش قرار دهند؛ ولی به‌كارگیری این قوانین كلی، در موارد خاص موجب می­شوند كه در قضاوت (برای حل مسائل و كاربرد قوانین) مسائلی به‌وجود آید و برای حل این مسائل به‌ناچار، باید از روش­های غیر رسمی استفاده كرد. حتی ممكن است پیوسته تصمیماتی گرفته شود كه مقررات رسمی، آنها را پیش‌بینی نكرده­اند؛ به‌ویژه هنگامی كه تغییرات به‌سرعت انجام می‌شود؛ مدت مدیدی پیش از اینكه مقررات رسمی، تغییر یابند و با اوضاع در حال تغییر سازگار گردند؛ برای حل مسائل و اتخاذ تصمیمات ضروری باید از روش های غیر رسمی استفاده كرد. گذشته از این برای سازمان­دهی عملكردها و افزایش بهره­وری باید از هنجارهای غیر رسمی استفاده كرد.[8]

علاوه بر ساختار سازمان رسمی عواملی مانند ویژگی­های افراد گوناگون، توانایی­های آنها، تمایل افراد به كمك به یكدیگر و میل به هم‌نوایی با هنجار­های گروه و نیازهای اجتماعی افراد می­توانند در شكل­گیری سازمان‌های  غیررسمی نقش مهمی ایفا كنند.[9]

 

تفاوت­ سازمان رسمی و سازمان غیر رسمی

1.      چگونگی ایجاد؛ سازمان رسمی را مسئولین به‌طور قانونی بنیانگذاری و تصویب می­كنند و در آن تعداد مشاغل، حدود وظایف و اختیارات و چگونگی انجام آن مشخص می­شود. ساختارهای رسمی در واقع تخیّلی هستند؛ یعنی به‌صورت انتزاعی در اسناد و مدارك سازمانی ترسیم شده­اند؛ زیرا سازمان آن‌گونه كه پیش‌بینی‌شده عمل نمی­كند؛ اما سازمان غیر رسمی، بیانگر حالت واقعی سازمان است؛ یعنی چگونگی عمل سازمان را به‌طور واقعی نشان می‌دهد. بعد از آنكه ساختار رسمی ایجاد می­شود، سازمان غیر رسمی به طور طبیعی در چارچوب آن پدیدار می‌گردد؛ سازمان غیر رسمی حاصل تعامل اجتماعی مداوم است و ساختار رسمی را تعدیل، تحكیم یا گسترش می­دهد. برای مثال، در ساختار رسمی، ممكن است تمام مسائل نیروی انسانی، به‌طور مستقیم با مسئول كارگزینی در میان گذاشته شود؛ ولی اگر كاركنان دریابند كه می‌توانند از معاون كارگزینی كمك بیشتری بگیرند، به وی مراجعه خواهند كرد.[10]

 

2.      ماهیت؛ ماهیت غیر شخصی سازمان رسمی در برابر ماهیّت شخصی سازمان غیر رسمی از وجوه تمایز عمده میان سازمان رسمی و سازمان غیر رسمی است.[11] سازمان رسمی، به طراحی مشاغل محدود شده و از طریق فرایند كارگزینی، افراد خاصی برای تصدی مشاغل، انتخاب می­شوند. در حالی‌كه سازمان غیر­رسمی هنگامی شكل می­گیرد كه تصدی شغل معیّنی در سازمان، موجب برقراری روابط اجتماعی با دیگران می­شود.[12]

سازمان غیر رسمی چهره دوم سازمان به‌شمار آمده و در دل سازمان رسمی پدیدار می­شود و بدون آن نمی­تواند ایجاد گردد. این نوع سازمان سایه سازمان رسمی بوده و در عین حال بر آن اثر می­گذارد.[13]

 

3.      سازماندهی؛ سازمان غیر رسمی دارای سازمان­دهی متزلزل، قابل انعطاف و ضعیف است.[14]

 

مزایا و معایب سازمان غیر رسمی

سازمان غیر رسمی به افراد كمك می­كند تا باهم ارتباط برقرار سازند، و یكدیگر را حمایت كنند و نیازهایشان را برای تعامل اجتماعی ارضا نمایند.[15] همچنین پشتیبانی از اهداف سازمانی، ایجاد ارتباطات موثر و عاملی موثر در جبران كمبود توانایی مدیران نیز از مزایای سازمان غیر رسمی ذكر شده­اند.[16]

از طرف دیگر، سازمان غیر رسمی ممكن است، به ضرر سازمان نیز باشد، این سازمان­ها می­توانند مستعدّ شایعه‌پراكنی(شایعات منفی) باشند، در برابر تغییر مقاومت كنند و حتی كوشش­های كاركنان را از اهداف سازمانی منحرف كنند. افرادی كه به گروه­های غیر رسمی راه نمی­یابند، ممكن است احساس كنند كه غریبه هستند و از كارشان ناراضی شوند. مثلا مدیران آمریكایی از وجود كابینه سایه(یك گروه غیر رسمی از مدیران ژاپنی كه علی‌رغم عناوین شغلی كه به غیر ژاپنی­ها داده شده است، قدرت واقعی برای انجام كار در مؤسسه را در اختیار دارند) در شركت های ژاپنی ناراضی هستند.[17]

 به‌علاوه، پیروی و سازگاری منفی گروه‌های غیر رسمی به وسیله عادات و پیمان‌های خود، به همدیگر متصل هستند و تغییراتی كه امنیت آنان را به مخاطره بیاندازد؛ مورد مخالفت آنان قرار خواهد گرفت، نیز جزء معایب سازمان‌های غیر رسمی هستند.[18]

حاصل مباحث مذكور، این است كه مدیران، سازمان‌های غیر رسمی را باید در سازمان خود به رسمیّت بشناسند و از مزایای آنها در راستای ارتقاء عملكرد كاركنان و ارضاء نیازهای اجتماعی آنان بهره گرفته و كلا از سازمانها غیر رسمی در جهت اهداف سازمانی بهره بگیرند و در تصمیم‌گیری‌ها به منافع و عملكرد سازمانهای غیر رسمی توجه داشته باشند و معایب سازمان‌های غیر رسمی را مدیریت كنند.     

 

 

 گروه های غیر رسمی و مدیران سازمان ها 

 

 

 منظور از گروه رسمی همان ساختار سازمانی است که در آن گروههای کار و نوع کارهایی که باید انجام گردد و به آن شرح وظایف میگویند مشخص شده است. 

 

  

 

 

 

 

 

 

  

   

 

 

 

  

  

 

گروه را بدینگونه تعریف کرده اند: دو یا چند نفر که رابطه متقابل با یکدیگر دارند، گرد هم می آیند تا به هدفهای خاصی برسند. گروه به صورت رسمی یا غیر رسمی است.

 

منظور از گروه رسمی همان ساختار سازمانی است که در آن گروههای کار و نوع کارهایی که باید انجام گردد و به آن شرح وظایف میگویند مشخص شده است. در گروههای رسمی رفتار فرد و گروه مشخص شده و مسیری را که باید برای دستیابی به هدفهای سازمان پیمود تعیین گردیده است.

 

بر عکس آن گروههای غیر رسمی است که به سازمانهای غیر رسمی نیز نامیده میشوند و به صورت مجموعه های بدون ساختار بوده و سازماندهی نشده اند. این گروهها در محیطهای کاری تشکیل میشوند و واکنش طبیعی در برابر نیازهایی است که در سایه تماسهای اجتماعی به وجود می آید.

 

میتوان گروهها را به چهار دسته

 

۱) حاکم،

 

۲) تخصصی،

 

۳) ذی نفع و

 

۴) دوستی تفکیک کرد

 

 

 

● گروههای دوستی و ذینفع از جمله تشکیلات غیر رسمی است.

 

نمودار سازمانی گروه حاکم را تعیین میکند. این گروه بر زیردستان تحمیل میشوند و آنان باید بصورت مستقیم گزارش کار خود را به مدیر بدهند.

 

گروههای تخصصی که در سازمان به وجود می آیند از افرادی تشکیل میشوند که که در صدد انجام کاری بر می آیند ولی مرز یا محدوده گروههای تخصصی به سلسله مراتب اخترارات سازمان محدود نمیگردد و افرادی را از بخشها و دوایر مختلف سازمان در بر میگیرد.

 

گروههای غیر رسمی وظیفه ای مهم بر عهده دارند تا نیازهای اجتماعی اعضاء تامین شود و به سبب تعامل و روابط متقابل که در سایه همکاری نزدیک اعضا به وجود می آید این گروها با هم به تفریح میروند و به صورت گروهی ناهار صرف میکنند و ساعتهای بیکاری را با هم میگذرانند

 

به هیچ دلیل منحصر به فردی نمیتوان تشکیل گروه را توجیه کرد و بیشتر افراد به چندین گروه تعلق دارند.

 

از عمده دلایلی که باعث میشود افراد به گروهها بپیوندند میتوان به نیاز به امنیت، کسب حیثیت و احترام از گروه، احساس ارزش شخصی (مناعت)، وابستگی جهت رفع نیازهای اجتماعی و رابطه آرامش بخش با سایر اعضاء، قدرت (انچه به تنهایی دست نمی آید از طریق گروه میسر است) و تامین هدف اشاره نمود

 

در گروهها افراد نقشهای مختلفی را ایفا میکنند و با توجه به عوامل محیطی نقشهای مختلفی را می آموزند و هر کسی میتواند با توجه شرایط یا تقاضای خاصی به سرعت تغییر موضع داده و نقش جدیدی را بر عهده گیرد.

 

از آنجایی که مدیر با کارکنان سرو کار دارد آگاهی از نقشهای مختلف افراد در گروهها به او کمک میکند تا تشخیص دهد در هر زمان در چه گروهی قرار میگیرد و از وی انتظار چه نوع رفتاری میرود. داشتن چنین دیدگاهی غالبا به او کمک میکند تا بتواند به صورتی دقیقتر رفتار کارکنان را پیش بینی کند و در ارتباط با شیوه رفتار آنان ، در شرایط مختلف تصمیمات لازم را بگیرد

 

برای مدیران این موضوع اهمیت دارد که به اعضای گروه توجه کنند زیرا واقعیت این است که رفتار گروه مجموع رفتار افراد را تشکیل نمیدهد. گروه دارای ابعاد یا ویژگیهای دیگری است که به بیش از مجموع رفتار اعضا میرد و رفتار اعضا را تغییر میدهد. تحقیقات هاثورن و تحقیقا اش مثالهای بارز این نوع رفتارها و تاثیرات آن هستند.

 

به عنوان مثال یک خانم نقشهای مختلفی ایفا میکند و به صورت همزمان به عنوان خانم خانه دار، مادر فرزندان، همسر، عضو یک موسسه خیریه و کارمند اداره است بنابر این شناخت رفتار و نقشهای گوناگونی که امکان دارد یک نفر ایفا کند برای مدیریت اهمیت زیادی دارد

 

یک مدیر میتواند به شیوه های زیر در هنچارهای گروه اثر بگذارد و در آنها تغییراتی بدهد :

 

به صورت روشنو آشکار نوع رفتار مطلوب را ابراز نماید

 

به صورت منظم رفتارهای مورد نظر و برتر را تقویت نماید

 

برای رفتارهای مطلوب و قابل قبول پاداشهایی در نظر بگیرد

 

آیا مدیر باید خواستار انسجام گروه گردد؟ پاسخ به شرط وجود نوعی هماهنگی که باید بین هدهای گروه و سازمان وجود داشته باشد مثبت است

 

مدیر باید اهداف گروهها و سازمان را یکی کند تا انسجام در سطح بالا عملکرد سازمان را بهبود بخشد.

 

اگر مدیر از پدیده ای به نام نقصان پذیری گروه استفاده کند میتواند بر کار گروه اثرات زیادی بگذارد. گاهی مدیران از مجموعه کارهای گروه استفاده میکنند و بدان وسیله میکوشند تا روحیه فردی را بالا ببرند. آمدیران میکوشند تا هر کاری که انجام شده است را به حساب فردی مشخص بگذارند و بدین وسیله باعث تقویت روحیه و رفتار وی گردند. در جایی که مدیر بدینگونه عمل نمیکند باید زیان حاصل از تشکیل گروه با سودی که از طریق جلب رضایت کارگر به دست می آید را مقایسه کند

 

اگر اعضای گروه متوجه شوند که سازمان در دادن مقام به آنها مساوات را رعایت ننموده است به دلیل توجه بیشتر اعضا به مسئله نابرابری باعث میگردند سازمان به هدفهای خود نرسد.

 

هنگامی که در سازمان از این بابت رعایت عدل و انصاف نشود مدیر با اعضای گروه روبرو است که تلاش میکنند سازمان را از این لحاظ سرزنش و حتی تنبیه نمایند و بر روی اعضای که مقامات بالاتر را کسب نموده اند فشار می آورند و یا به گونه ای دیگر کم کاری میکنند.

 

هیچ مدیری نمیتواند گروه را کنترل نماید چون اساس برای خروج از کنترلهای رسمی ایجاد شده است ولی همانگونه که اشاره شد مدیر میتواند کاملا بر گروهها تاثیر گذاشته و آنها را هدایت کند تا با اهداف سازمانی هم سو شوند

 

این مسئله به قدری اهمیت دارد که میتوان گفت مدیریت به جای اینکه تمرکزش بر کارکنان باشد باشد باید بر رفتار گروههای درون سازمان و رفتار آنها بپردازد و آنها را به سمت هم جهت شدن با اهداف سازمانی سوق داده و به پیوند دادن اهداف سازمانی با اهداف این گروهها تمرکز نماید.

 

 

گروههای رسمی و غیر رسمی در سازمانهای ایرانی

 

چهارشنبه ، 10 تیر 1388 ، 07:24

گروههای رسمی وغیر رسمی در سازمانهای ایرانی


هر کدام از ما در طول زندگی خود در جامعه ای که بدان تعلق داریم به عضویت یک یا چند گروه در می آییم.در تعریف گروه گفته اند: مجموعه ای از انسانها که جهت هدفی خاص گرد هم می آیند و با یکدیگر دارای رابطه متقابل می باشند را گروه می گویند. واژه های اساسی در این تعریف گرد هم آمدن ،رابطه متقابل داشتن و بالاخره هدف داشتن است. منظور از گرد هم آمدن معنی گسترده و وسیعی از این واژه است و صرفا نمی توان آن را حضور فیزیکی افراد در کنار هم دانست. از سوی دیگر رابطه متقابل در یک گروه اصلی اصلی انکار ناپذیر است بدین ترتیب که مجموعه ای بسیار زیاد از انسانها را که برای یک هدف مشخص مثلا نمایش یک مسابقه گرد هم آمده اند را نمی توان یک گروه دانست. زیرا اینها هیچگونه ارتباط خاصی با یکدیگر ندارند. البته در این مثال خاص تعدادی از تماشاگران را که عضو مجامع هواداران یا طرفداران یک تیم خاص هستند را می توان یک گروه به حساب آورد. مورد سوم هدف واحد داشتن است و منظور از هدف واحد مقصود جمعی است گرچه افراد گوناگون می توانند انگیزه های شخصی نیز جهت پیوستن به یگ گروه داشته باشند. در اینجا دوام رابطه نیز اهمیت دارد.برای مثال تعدادی از مسافران مترو که در طول مسیر با یکدیگر  مباحثه می کنند و در پایان مسیر از هم جدا می شوند را نمی توان اعضای یک گروه پایدار به حساب آورد از  سوی دیگر می توان این چنین جوامعی را در رده گرو ههای موقت به حساب آورد.

در زمینه گروه و پویایی شناسی گروهها تقسیمات فراوانی صورت گرفته است. خواستگاه این پژوهشها نیز چون اکثر تحقیقات در زمینه علم مدیریت را باید در آمریکا جستجو کرد. عمومیت چنین پدیده ای (گروه و جوانب آن) در تمامی جوامع انسانی بحث و پژوهشی گسترده را در زمینه شناسایی و تبیین الگوهای رفتاری گروهها و اعضای آن در جوامعه گوناگون را طلب می کند.

رفتار گروه به میزان بسیار زیادی به رفتار اعضای آن وابسته است. در زمینه بهره وری  و کارایی معتقدند بهره وری با تشکیل گروهها افزایش می یابد اما در مورد کارایی لزوما شرایط بدین گونه نمی باشد. تحقیقات نشان داده است که هم رفتار فرد بر گروه و هم رفتار گروه بر فرد قابل بررسی می باشد. در این زمینه می توان به تحقیقات کار خانه هاثورن به سرپرستی التون مایو در اوایا دهه 30 میلادی اشاره کرد که اگر چه به بحث شناخت عوامل مهم انگیزشی می پردازد اما در جریان تحقیقات خود یکی از همین عوامل تاثیر گذار بر عملکرد افراد را تاثیر گروه بر فرد و عضویت فرد در گروه می داند.

در یک تقسیم بندی گروهها را به دو نوع رسمی و غیر رسمی تقسیم کرده اند. گروههای رسمی رابطه نزدیک به ساختار رسمی سازمان و گروههای غیر رسمی به میزان زیادی از آن گریزان است . البته مقصود از واژه رسمی در این تعریف صرفا اتکا بر مفهوم و ترجمه تحت لفظی واژه ([1]formal  و informal ) در فرهنگ سازمانی نداشته و تمامی جنبه ها را از جمله علنی بودن یا غیر علنی بودن و همچنین خواستگاه شکل گیری و هدفهای تعریف شده را در بر می گیرد.

در مجموعه بزرگی به نام سازمان که بخش اساسی و غیر قابل اغماضی از منابع آن را انسان تشکیل  می دهد ،بررسی شیوه شکل گیری و عملکرد گروهها و اعضای آن ضروری است. در سازمانهای ایرانی که البته اکثر قریب به اتفاق آنها را باید با ساختار های هرمی در ذهن تجسم کرد که اختیار از راس بر کف جاری می شود گروه شناسی جایگاه خاصی دارد. اهمیت بررسی این موضوع زمانی رخ می نماید که ما در سازمانهای ایرانی 1- حاکمیت رابطه به جای ضابطه 2- حاکم بودن سیستمهای اطلاعاتی غیر رسمی در سازمان 3- خواستگاه و گرایشهای شدید قومیتی و خویشاوندی به تبع فرهنگ حاکم بر جامعه عواملی تاثیر گذار در عملکرد ساز مانهای ما به حساب می آیند را  به وفور نظاره می کنیم که در ادامه به اختصار به بررسی آنها خواهیم پرداخت:

1- رابطه گرایی و ضابطه گرایی:

به طور کلی رابطه مداری در جامعه ایرانی اصلی پذیرفته شده و تا حدودی نهادینه شده به حساب     می آید. البته چنین ویژگی در چهار گوشه جهان قابل مشاهده است اما شدت و ضعف آن در نقاط مختلف متفاوت است .گزینه رابطه گرایی در جامعه ایرانی و مفهوم گروه  را می توان با یک گزینه واسطه بن نام ارتقاء و پیشرفت  در نظر گرفت. بدین ترتیب که در سازمانهای ایرانی به دلیل حاکم بودن رابطه گرایی به جای ضابطه گرایی و عدم توجه کافی به مقوله ای به نام شایسته سالاری افراد به این نکته پی برده اند که زمینه ارتقاء و پیشرفت آنها تنها بر پایه ایجاد ارتباط و نه تاکید بر نو آوری و خلاقیت تعیین می شود بدین ترتیب فرد با جستجوی گروههای موجود در سازمان و الحاق به آنها تا حد امکان سعی می کند تا زمینه لازم را جهت پیشرفت خود فراهم آورد. بدین ترتیب گروه محفلی برای آماده سازی و آشنایی اعضای آن و سپس ارتقاء جمعی در سیستم می باشد.

بدین ترتیب اعضا با هم رابطه متقابل دارند . جهت هدف خاصی به نام پیشرف گرد هم می آیند.        منصب گیری جمعی و انتصابهای دسته جمعی در بوروکراسی ایرانی تاکیدی بر این مهم می باشد.

2- حاکم بودن سیستمهای ارتباطی غیر رسمی در سازمانها:

اساسا سازمانی را نمی توان در ایران یافت که سیستمهای ارتباطی غیر رسمی غیر از ساختار تعریف شده در ساختار سازمانی در آن وجود نداشته باشد. عدم توجیه مناسب افراد به وظابف خود ، کنجکاوی ذاتی ایرانی ، برخی ویژگیهای بد فرهنگی که اصطلاحا از آن به عنوان" زیر آب زنی" یاد می شود ، همه و همه فرد را در سازمان به صورت خود آگاه یا نا خود آگاه به عضویت گروههای غیر رسمی ارتباطی سوق می دهند که گاها چنین ساختار هایی در زمینه اطلاع رسانی خبر ها و دستورات را به سرعت نور در سطح سازمان منتقل می کنند. ممکن است که منشی مدیر عامل به گروه غیر رسمی تعلق داشته باشد که در آن کار پرداز ، حسابدار و مسئول خرید را در بر    می گیرد. افراد در این  این گرووها با هدف کسب اطلاعات عضو می شوند.

3-  خواستگاه و گرایشهای شدید قومیتی و خویشاوندی:

گرایش بسیار زیاد ایرانیان با خویشاوند گرایی که ریشه در شرایط خاص زیر ساختهای اجتماعی جامعه ایرانی دارد در سازمانهای ایرانی هم رخ می نمایاند. تشکیل گروههای قومیتی ، خویشاوندی، عقیدتی همه و همه در سازمانهای ایرانی بسیار به چشم می خورد و انگیزه افراد  ار پیوستن به آنها کسب حمایت و پشتوانه روانی مناسب در سازمان و استفاده از مزایا و منافع آن در آینده می باشد . عدم اعتقاد به سلسله مراتب و باز هم توجه نداشتن و نهادینه نشدن شایسته سالاری انگیزه تشکیل چنین گروههایی را در سازمانها تشدید می کند.

در ادامه به نظر می رسد شرح حال یک نمونه به تبیین بیشتر موارد مطرح شده در بالا کمک کند.

در شرکت فرضی X که زیر شا خه ای از شرکت مادر آن در شهر Y می باشد به ترتیب هیئت مدیره ، مدیر عامل، منشی مدیر عامل، مدیران بخش تحقیق و توسعه ( R&D ) ، تولید ، فروش ، و مالی انجام وظیفه می کنند . هر کدام از این بخشها به زیر مجموعه ای تقسیم می شوند. برای نمونه در بخش R&D   بخش بازاریابی و آزمایشگاه ، آمار و ارقام ، ارتباط با مشتری قرار دارد. ساختاری که پیش ار این از نظر شما گذشت ساختار رسمی سازمان و به تبع آن گروههای رسمی را شامل می شوند. اما از سوی دیگر       کار مندان آذری شرکت که منشی مدیر عامل ، سرپرست حسابداری ، تعدادی دیگر از کارمندان بخشهای مختلف را تشکیل می دهند دارای یک هیئت مذهبی هستند که در ماه یک روز را در خانه یکی از اعضا تشکیل جلسه می دهند. تجربه نشان داده است که کارمندانی که به این گروه تعلق دارند زودتر از دیگر کارمندان ارتقاء هم رده خود پیدا می کنند. از طرفی دیگر خبر مربوط به بازخرید گروهی از کارکنان بخش انبار شرکت را قبل از بخشنامه  شدن آن کارکنان انبار شرکت خبر دار می شوند. علت آن ارتباط غیر رسمی منشی مدیر عامل با کارمندان بخش حسابداری و ارتباط کارمندان حسابداری با بخش انبار است.همچنین مدیر عامل شرکت به علت داشتن رابطه دوستانه با یکی از اعضای هیئت مدیره در شعبه اصلی زودتر از شعبه های دیگر از طرح جدید ارتقاء شغلی خبر دار می شود.

با مطالعه این نوشته شاید این فکر به ذهن شما خطور کند که آنچه از منظر شما گذشت بیشتر به تعریف و توجیه موضوع ارتباطات سازمانی مرتبط باشد تا جایگاه گروهها در سازمان اما واقعیت آن است که جدا دانستن دو مقوله ارتباطات سازمانی چه نوع رسمی و چه نوع غیر رسمی آن با مبحث گروه و تعاریف آن در سازمان امر صحیحی نمی باشد و باعث عدم شناخت کافی از هر دو مقوله می شود.



[1] -  در لغت به معنای رسمی ، اداری و صوری می باشد. و در برابر آن غیر رسمی قرار داردکه اشاره به حرکت در مسیر های تعریف شده در سازمان دارد

گروههای رسمی و غیر رسمی در سازمانهای ایرانی

 

چهارشنبه ، 10 تیر 1388 ، 07:24

گروههای رسمی وغیر رسمی در سازمانهای ایرانی


هر کدام از ما در طول زندگی خود در جامعه ای که بدان تعلق داریم به عضویت یک یا چند گروه در می آییم.در تعریف گروه گفته اند: مجموعه ای از انسانها که جهت هدفی خاص گرد هم می آیند و با یکدیگر دارای رابطه متقابل می باشند را گروه می گویند. واژه های اساسی در این تعریف گرد هم آمدن ،رابطه متقابل داشتن و بالاخره هدف داشتن است. منظور از گرد هم آمدن معنی گسترده و وسیعی از این واژه است و صرفا نمی توان آن را حضور فیزیکی افراد در کنار هم دانست. از سوی دیگر رابطه متقابل در یک گروه اصلی اصلی انکار ناپذیر است بدین ترتیب که مجموعه ای بسیار زیاد از انسانها را که برای یک هدف مشخص مثلا نمایش یک مسابقه گرد هم آمده اند را نمی توان یک گروه دانست. زیرا اینها هیچگونه ارتباط خاصی با یکدیگر ندارند. البته در این مثال خاص تعدادی از تماشاگران را که عضو مجامع هواداران یا طرفداران یک تیم خاص هستند را می توان یک گروه به حساب آورد. مورد سوم هدف واحد داشتن است و منظور از هدف واحد مقصود جمعی است گرچه افراد گوناگون می توانند انگیزه های شخصی نیز جهت پیوستن به یگ گروه داشته باشند. در اینجا دوام رابطه نیز اهمیت دارد.برای مثال تعدادی از مسافران مترو که در طول مسیر با یکدیگر  مباحثه می کنند و در پایان مسیر از هم جدا می شوند را نمی توان اعضای یک گروه پایدار به حساب آورد از  سوی دیگر می توان این چنین جوامعی را در رده گرو ههای موقت به حساب آورد.

در زمینه گروه و پویایی شناسی گروهها تقسیمات فراوانی صورت گرفته است. خواستگاه این پژوهشها نیز چون اکثر تحقیقات در زمینه علم مدیریت را باید در آمریکا جستجو کرد. عمومیت چنین پدیده ای (گروه و جوانب آن) در تمامی جوامع انسانی بحث و پژوهشی گسترده را در زمینه شناسایی و تبیین الگوهای رفتاری گروهها و اعضای آن در جوامعه گوناگون را طلب می کند.

رفتار گروه به میزان بسیار زیادی به رفتار اعضای آن وابسته است. در زمینه بهره وری  و کارایی معتقدند بهره وری با تشکیل گروهها افزایش می یابد اما در مورد کارایی لزوما شرایط بدین گونه نمی باشد. تحقیقات نشان داده است که هم رفتار فرد بر گروه و هم رفتار گروه بر فرد قابل بررسی می باشد. در این زمینه می توان به تحقیقات کار خانه هاثورن به سرپرستی التون مایو در اوایا دهه 30 میلادی اشاره کرد که اگر چه به بحث شناخت عوامل مهم انگیزشی می پردازد اما در جریان تحقیقات خود یکی از همین عوامل تاثیر گذار بر عملکرد افراد را تاثیر گروه بر فرد و عضویت فرد در گروه می داند.

در یک تقسیم بندی گروهها را به دو نوع رسمی و غیر رسمی تقسیم کرده اند. گروههای رسمی رابطه نزدیک به ساختار رسمی سازمان و گروههای غیر رسمی به میزان زیادی از آن گریزان است . البته مقصود از واژه رسمی در این تعریف صرفا اتکا بر مفهوم و ترجمه تحت لفظی واژه ([1]formal  و informal ) در فرهنگ سازمانی نداشته و تمامی جنبه ها را از جمله علنی بودن یا غیر علنی بودن و همچنین خواستگاه شکل گیری و هدفهای تعریف شده را در بر می گیرد.

در مجموعه بزرگی به نام سازمان که بخش اساسی و غیر قابل اغماضی از منابع آن را انسان تشکیل  می دهد ،بررسی شیوه شکل گیری و عملکرد گروهها و اعضای آن ضروری است. در سازمانهای ایرانی که البته اکثر قریب به اتفاق آنها را باید با ساختار های هرمی در ذهن تجسم کرد که اختیار از راس بر کف جاری می شود گروه شناسی جایگاه خاصی دارد. اهمیت بررسی این موضوع زمانی رخ می نماید که ما در سازمانهای ایرانی 1- حاکمیت رابطه به جای ضابطه 2- حاکم بودن سیستمهای اطلاعاتی غیر رسمی در سازمان 3- خواستگاه و گرایشهای شدید قومیتی و خویشاوندی به تبع فرهنگ حاکم بر جامعه عواملی تاثیر گذار در عملکرد ساز مانهای ما به حساب می آیند را  به وفور نظاره می کنیم که در ادامه به اختصار به بررسی آنها خواهیم پرداخت:

1- رابطه گرایی و ضابطه گرایی:

به طور کلی رابطه مداری در جامعه ایرانی اصلی پذیرفته شده و تا حدودی نهادینه شده به حساب     می آید. البته چنین ویژگی در چهار گوشه جهان قابل مشاهده است اما شدت و ضعف آن در نقاط مختلف متفاوت است .گزینه رابطه گرایی در جامعه ایرانی و مفهوم گروه  را می توان با یک گزینه واسطه بن نام ارتقاء و پیشرفت  در نظر گرفت. بدین ترتیب که در سازمانهای ایرانی به دلیل حاکم بودن رابطه گرایی به جای ضابطه گرایی و عدم توجه کافی به مقوله ای به نام شایسته سالاری افراد به این نکته پی برده اند که زمینه ارتقاء و پیشرفت آنها تنها بر پایه ایجاد ارتباط و نه تاکید بر نو آوری و خلاقیت تعیین می شود بدین ترتیب فرد با جستجوی گروههای موجود در سازمان و الحاق به آنها تا حد امکان سعی می کند تا زمینه لازم را جهت پیشرفت خود فراهم آورد. بدین ترتیب گروه محفلی برای آماده سازی و آشنایی اعضای آن و سپس ارتقاء جمعی در سیستم می باشد.

بدین ترتیب اعضا با هم رابطه متقابل دارند . جهت هدف خاصی به نام پیشرف گرد هم می آیند.        منصب گیری جمعی و انتصابهای دسته جمعی در بوروکراسی ایرانی تاکیدی بر این مهم می باشد.

2- حاکم بودن سیستمهای ارتباطی غیر رسمی در سازمانها:

اساسا سازمانی را نمی توان در ایران یافت که سیستمهای ارتباطی غیر رسمی غیر از ساختار تعریف شده در ساختار سازمانی در آن وجود نداشته باشد. عدم توجیه مناسب افراد به وظابف خود ، کنجکاوی ذاتی ایرانی ، برخی ویژگیهای بد فرهنگی که اصطلاحا از آن به عنوان" زیر آب زنی" یاد می شود ، همه و همه فرد را در سازمان به صورت خود آگاه یا نا خود آگاه به عضویت گروههای غیر رسمی ارتباطی سوق می دهند که گاها چنین ساختار هایی در زمینه اطلاع رسانی خبر ها و دستورات را به سرعت نور در سطح سازمان منتقل می کنند. ممکن است که منشی مدیر عامل به گروه غیر رسمی تعلق داشته باشد که در آن کار پرداز ، حسابدار و مسئول خرید را در بر    می گیرد. افراد در این  این گرووها با هدف کسب اطلاعات عضو می شوند.

3-  خواستگاه و گرایشهای شدید قومیتی و خویشاوندی:

گرایش بسیار زیاد ایرانیان با خویشاوند گرایی که ریشه در شرایط خاص زیر ساختهای اجتماعی جامعه ایرانی دارد در سازمانهای ایرانی هم رخ می نمایاند. تشکیل گروههای قومیتی ، خویشاوندی، عقیدتی همه و همه در سازمانهای ایرانی بسیار به چشم می خورد و انگیزه افراد  ار پیوستن به آنها کسب حمایت و پشتوانه روانی مناسب در سازمان و استفاده از مزایا و منافع آن در آینده می باشد . عدم اعتقاد به سلسله مراتب و باز هم توجه نداشتن و نهادینه نشدن شایسته سالاری انگیزه تشکیل چنین گروههایی را در سازمانها تشدید می کند.

در ادامه به نظر می رسد شرح حال یک نمونه به تبیین بیشتر موارد مطرح شده در بالا کمک کند.

در شرکت فرضی X که زیر شا خه ای از شرکت مادر آن در شهر Y می باشد به ترتیب هیئت مدیره ، مدیر عامل، منشی مدیر عامل، مدیران بخش تحقیق و توسعه ( R&D ) ، تولید ، فروش ، و مالی انجام وظیفه می کنند . هر کدام از این بخشها به زیر مجموعه ای تقسیم می شوند. برای نمونه در بخش R&D   بخش بازاریابی و آزمایشگاه ، آمار و ارقام ، ارتباط با مشتری قرار دارد. ساختاری که پیش ار این از نظر شما گذشت ساختار رسمی سازمان و به تبع آن گروههای رسمی را شامل می شوند. اما از سوی دیگر       کار مندان آذری شرکت که منشی مدیر عامل ، سرپرست حسابداری ، تعدادی دیگر از کارمندان بخشهای مختلف را تشکیل می دهند دارای یک هیئت مذهبی هستند که در ماه یک روز را در خانه یکی از اعضا تشکیل جلسه می دهند. تجربه نشان داده است که کارمندانی که به این گروه تعلق دارند زودتر از دیگر کارمندان ارتقاء هم رده خود پیدا می کنند. از طرفی دیگر خبر مربوط به بازخرید گروهی از کارکنان بخش انبار شرکت را قبل از بخشنامه  شدن آن کارکنان انبار شرکت خبر دار می شوند. علت آن ارتباط غیر رسمی منشی مدیر عامل با کارمندان بخش حسابداری و ارتباط کارمندان حسابداری با بخش انبار است.همچنین مدیر عامل شرکت به علت داشتن رابطه دوستانه با یکی از اعضای هیئت مدیره در شعبه اصلی زودتر از شعبه های دیگر از طرح جدید ارتقاء شغلی خبر دار می شود.

با مطالعه این نوشته شاید این فکر به ذهن شما خطور کند که آنچه از منظر شما گذشت بیشتر به تعریف و توجیه موضوع ارتباطات سازمانی مرتبط باشد تا جایگاه گروهها در سازمان اما واقعیت آن است که جدا دانستن دو مقوله ارتباطات سازمانی چه نوع رسمی و چه نوع غیر رسمی آن با مبحث گروه و تعاریف آن در سازمان امر صحیحی نمی باشد و باعث عدم شناخت کافی از هر دو مقوله می شود.



[1] -  در لغت به معنای رسمی ، اداری و صوری می باشد. و در برابر آن غیر رسمی قرار داردکه اشاره به حرکت در مسیر های تعریف شده در سازمان دارد

 

 

  گروههای رسمی و گروههای غیر رسمی

گروههای رسمی و گروههای غیر رسمی در سازمانهای ایرانی:

 

 

   هر کدام از ما در طول زندگی خود در جامعه ای که بدان تعلق داریم به عضویت یک یا چند گروه در       می آییم.در تعریف گروه گفته اند: مجموعه ای از انسانها که جهت هدفی خاص گرد هم می آیند و با یکدیگر دارای رابطه متقابل می باشند را گروه می گویند. واژه های اساسی در این تعریف گرد هم آمدن ،رابطه متقابل داشتن و بالاخره هدف داشتن است. منظور از گرد هم آمدن معنی گسترده و وسیعی از این واژه است و صرفا نمی توان آن را حضور فیزیکی افراد در کنار هم دانست. از سوی دیگر رابطه متقابل در یک گروه اصلی اصلی انکار ناپذیر است بدین ترتیب که مجموعه ای بسیار زیاد از انسانها را که برای یک هدف مشخص مثلا نمایش یک مسابقه گرد هم آمده اند را نمی توان یک گروه دانست. زیرا اینها هیچگونه ارتباط خاصی با یکدیگر ندارند. البته در این مثال خاص تعدادی از تماشاگران را که عضو مجامع هواداران یا طرفداران یک تیم خاص هستند را می توان یک گروه به حساب آورد. مورد سوم هدف واحد داشتن است و منظور از هدف واحد مقصود جمعی است گرچه افراد گوناگون می توانند انگیزه های شخصی نیز جهت پیوستن به یگ گروه داشته باشند. در اینجا دوام رابطه نیز اهمیت دارد.برای مثال تعدادی از مسافران مترو که در طول مسیر با یکدیگر  مباحثه می کنند و در پایان مسیر از هم جدا می شوند را نمی توان اعضای یک گروه پایدار به حساب آورد از  سوی دیگر می توان این چنین جوامعی را در رده گرو ههای موقت به حساب آورد.

  در زمینه گروه و پویایی شناسی گروهها تقسیمات فراوانی صورت گرفته است. خواستگاه این پژوهشها نیز چون اکثر تحقیقات در زمینه علم مدیریت را باید در آمریکا جستجو کرد. عمومیت چنین پدیده ای (گروه و جوانب آن) در تمامی جوامع انسانی بحث و پژوهشی گسترده را در زمینه شناسایی و تبیین الگوهای رفتاری گروهها و اعضای آن در جوامعه گوناگون را طلب می کند.

 رفتار گروه به میزان بسیار زیادی به رفتار اعضای آن وابسته است. در زمینه بهره وری  و کارایی معتقدند بهره وری با تشکیل گروهها افزایش می یابد اما در مورد کارایی لزوما شرایط بدین گونه نمی باشد. تحقیقات نشان داده است که هم رفتار فرد بر گروه و هم رفتار گروه بر فرد قابل بررسی می باشد. در این زمینه می توان به تحقیقات کار خانه هاثورن به سرپرستی التون مایو در اوایا دهه 30 میلادی اشاره کرد که اگر چه به بحث شناخت عوامل مهم انگیزشی می پردازد اما در جریان تحقیقات خود یکی از همین عوامل تاثیر گذار بر عملکرد افراد را تاثیر گروه بر فرد و عضویت فرد در گروه می داند.

  در یک تقسیم بندی گروهها را به دو نوع رسمی و غیر رسمی تقسیم کرده اند. گروههای رسمی رابطه نزدیک به ساختار رسمی سازمان و گروههای غیر رسمی به میزان زیادی از آن گریزان است . البته مقصود از واژه رسمی در این تعریف صرفا اتکا بر مفهوم و ترجمه تحت لفظی واژه ([1]formal  و informal ) در فرهنگ سازمانی نداشته و تمامی جنبه ها را از جمله علنی بودن یا غیر علنی بودن و همچنین خواستگاه شکل گیری و هدفهای تعریف شده را در بر می گیرد.

 در مجموعه بزرگی به نام سازمان که بخش اساسی و غیر قابل اغماضی از منابع آن را انسان تشکیل  می دهد ،بررسی شیوه شکل گیری و عملکرد گروهها و اعضای آن ضروری است. در سازمانهای ایرانی که البته اکثر قریب به اتفاق آنها را باید با ساختار های هرمی در ذهن تجسم کرد که اختیار از راس بر کف جاری می شود گروه شناسی جایگاه خاصی دارد. اهمیت بررسی این موضوع زمانی رخ می نماید که ما در سازمانهای ایرانی 1- حاکمیت رابطه به جای ضابطه 2- حاکم بودن سیستمهای اطلاعاتی غیر رسمی در سازمان 3- خواستگاه و گرایشهای شدید قومیتی و خویشاوندی به تبع فرهنگ حاکم بر جامعه عواملی تاثیر گذار در عملکرد ساز مانهای ما به حساب می آیند را  به وفور نظاره می کنیم که در ادامه به اختصار به بررسی آنها خواهیم پرداخت:

1- رابطه گرایی و ضابطه گرایی:

  به طور کلی رابطه مداری در جامعه ایرانی اصلی پذیرفته شده و تا حدودی نهادینه شده به حساب     می آید. البته چنین ویژگی در چهار گوشه جهان قابل مشاهده است اما شدت و ضعف آن در نقاط مختلف متفاوت است .گزینه رابطه گرایی در جامعه ایرانی و مفهوم گروه  را می توان با یک گزینه واسطه بن نام ارتقاء و پیشرفت  در نظر گرفت. بدین ترتیب که در سازمانهای ایرانی به دلیل حاکم بودن رابطه گرایی به جای ضابطه گرایی و عدم توجه کافی به مقوله ای به نام شایسته سالاری افراد به این نکته پی برده اند که زمینه ارتقاء و پیشرفت آنها تنها بر پایه ایجاد ارتباط و نه تاکید بر نو آوری و خلاقیت تعیین می شود بدین ترتیب فرد با جستجوی گروههای موجود در سازمان و الحاق به آنها تا حد امکان سعی می کند تا زمینه لازم را جهت پیشرفت خود فراهم آورد. بدین ترتیب گروه محفلی برای آماده سازی و آشنایی اعضای آن و سپس ارتقاء جمعی در سیستم می باشد.

  بدین ترتیب اعضا با هم رابطه متقابل دارند . جهت هدف خاصی به نام پیشرف گرد هم می آیند.        منصب گیری جمعی و انتصابهای دسته جمعی در بوروکراسی ایرانی تاکیدی بر این مهم می باشد.

2- حاکم بودن سیستمهای ارتباطی غیر رسمی در سازمانها:

   اساسا سازمانی را نمی توان در ایران یافت که سیستمهای ارتباطی غیر رسمی غیر از ساختار تعریف شده در ساختار سازمانی در آن وجود نداشته باشد. عدم توجیه مناسب افراد به وظابف خود ، کنجکاوی ذاتی ایرانی ، برخی ویژگیهای بد فرهنگی که اصطلاحا از آن به عنوان" زیر آب زنی" یاد می شود ، همه و همه فرد را در سازمان به صورت خود آگاه یا نا خود آگاه به عضویت گروههای غیر رسمی ارتباطی سوق می دهند که گاها چنین ساختار هایی در زمینه اطلاع رسانی خبر ها و دستورات را به سرعت نور در سطح سازمان منتقل می کنند. ممکن است که منشی مدیر عامل به گروه غیر رسمی تعلق داشته باشد که در آن کار پرداز ، حسابدار و مسئول خرید را در بر    می گیرد. افراد در این  این گرووها با هدف کسب اطلاعات عضو می شوند.

3-  خواستگاه و گرایشهای شدید قومیتی و خویشاوندی:

  گرایش بسیار زیاد ایرانیان با خویشاوند گرایی که ریشه در شرایط خاص زیر ساختهای اجتماعی جامعه ایرانی دارد در سازمانهای ایرانی هم رخ می نمایاند. تشکیل گروههای قومیتی ، خویشاوندی، عقیدتی همه و همه در سازمانهای ایرانی بسیار به چشم می خورد و انگیزه افراد  ار پیوستن به آنها کسب حمایت و پشتوانه روانی مناسب در سازمان و استفاده از مزایا و منافع آن در آینده می باشد . عدم اعتقاد به سلسله مراتب و باز هم توجه نداشتن و نهادینه نشدن شایسته سالاری انگیزه تشکیل چنین گروههایی را در سازمانها تشدید می کند.

  در ادامه به نظر می رسد شرح حال یک نمونه به تبیین بیشتر موارد مطرح شده در بالا کمک کند.

  در شرکت فرضی X که زیر شا خه ای از شرکت مادر آن در شهر Y می باشد به ترتیب هیئت مدیره ، مدیر عامل، منشی مدیر عامل، مدیران بخش تحقیق و توسعه ( R&D ) ، تولید ، فروش ، و مالی انجام وظیفه می کنند . هر کدام از این بخشها به زیر مجموعه ای تقسیم می شوند. برای نمونه در بخش R&D   بخش بازاریابی و آزمایشگاه ، آمار و ارقام ، ارتباط با مشتری قرار دارد. ساختاری که پیش ار این از نظر شما گذشت ساختار رسمی سازمان و به تبع آن گروههای رسمی را شامل می شوند. اما از سوی دیگر       کار مندان آذری شرکت که منشی مدیر عامل ، سرپرست حسابداری ، تعدادی دیگر از کارمندان بخشهای مختلف را تشکیل می دهند دارای یک هیئت مذهبی هستند که در ماه یک روز را در خانه یکی از اعضا تشکیل جلسه می دهند. تجربه نشان داده است که کارمندانی که به این گروه تعلق دارند زودتر از دیگر کارمندان ارتقاء هم رده خود پیدا می کنند. از طرفی دیگر خبر مربوط به بازخرید گروهی از کارکنان بخش انبار شرکت را قبل از بخشنامه  شدن آن کارکنان انبار شرکت خبر دار می شوند. علت آن ارتباط غیر رسمی منشی مدیر عامل با کارمندان بخش حسابداری و ارتباط کارمندان حسابداری با بخش انبار است.همچنین مدیر عامل شرکت به علت داشتن رابطه دوستانه با یکی از اعضای هیئت مدیره در شعبه اصلی زودتر از شعبه های دیگر از طرح جدید ارتقاء شغلی خبر دار می شود.

 با مطالعه این نوشته شاید این فکر به ذهن شما خطور کند که آنچه از منظر شما گذشت بیشتر به تعریف و توجیه موضوع ارتباطات سازمانی مرتبط باشد تا جایگاه گروهها در سازمان اما واقعیت آن است که جدا دانستن دو مقوله ارتباطات سازمانی چه نوع رسمی و چه نوع غیر رسمی آن با مبحث گروه و تعاریف آن در سازمان امر صحیحی نمی باشد و باعث عدم شناخت کافی از هر دو مقوله می شود.

 




[1] -  در لغت به معنای رسمی ، اداری و صوری می باشد. و در برابر آن غیر رسمی قرار داردکه اشاره به حرکت در مسیر های تعریف شده در سازمان دارد

 

 

 

 

 

 

+ نوشته شده در  دوشنبه بیست و هشتم فروردین 1391ساعت 7:11  توسط دانشجو  |